La crise économique, catalyseur de projets de dématérialisation
Dans son étude Dématérialisation de documents sortants : enjeux & perspectives MARKESS International révèle que, pour 3 décideurs interrogés sur 4, l'une des motivations à leurs projets de dématérialisation repose sur la situation économique actuellement tendue et la nécessité de trouver de nouvelles sources d’économies. Il s'agit non seulement de réduire les coûts associés au traitement de certains processus, mais également de moderniser ou de repenser des processus gérés jusqu'alors manuellement ou encore d'accélérer les flux qui y sont associés.
La majorité des décideurs interrogés s’accorde sur les gains suivants que procure la dématérialisation des documents sortants :
- Les bénéfices économiques liés à la réduction de divers coûts : coûts des consommables associés à l’émission de documents au format papier (toner, papier, enveloppes, etc.), coûts d’affranchissement, ainsi que divers coûts annexes, voire « cachés », résultant des reproductions, de la manipulation des documents papier, de la gestion des parcs d’imprimantes, des stocks de fournitures, etc. ;
- Des gains de temps, que ce soit en termes de distribution des documents aux destinataires, de préparation des documents ou de retour attendu (validation, paiement…). Ainsi pour cet établissement financier ayant fait le choix de dématérialiser le processus de signature, de production et d’émission des contrats, les bénéfices en termes de réduction des délais sont significatifs et multiples : réduction de 15 jours sur les délais de production des contrats et de 11 jours sur leur signature ;
- L’amélioration de la traçabilité et du suivi des documents émis, notamment grâce aux fonctionnalités de suivi et de reporting proposées par les solutions de dématérialisation permettant une fiabilisation des processus de traitement. Cet aspect devrait également se renforcer suite au décret de février 2011 indiquant les conditions de validité du procédé d’envois de lettres recommandées par courrier électronique, même si à l’heure actuelle, seuls les courriers relatifs à la conclusion et à l’exécution d’un contrat peuvent être concernés par un tel dispositif ;
- L’amélioration de l’image de l’entreprise, la dématérialisation étant synonyme de modernité et d’innovation pour les organisations souhaitant par exemple migrer vers une relation client numérique plus aboutie ou offrir à leurs clients des services à valeur ajoutée, en mettant par exemple à disposition leurs factures au format électronique au travers d’un portail offrant également des services personnalisés.
Multiples et variés, les bénéfices de la dématérialisation de documents sortants ne sont pas limités à l’entreprise mettant en œuvre les projets ; ses partenaires, qu’ils soient clients, fournisseurs, collaborateurs…, peuvent également espérer des gains de même nature. Aussi, il est important que chaque partie prenne conscience des bénéfices conjoints qu’elles peuvent en tirer afin de contribuer à une généralisation équilibrée de la dématérialisation.
Hélène Mouiche
Analyste Senior – Reponsable de l'Expertise "Gestion de l'information"
