La dématérialisation des factures fournisseur
La dématérialisation consiste à moderniser tout ou partie d’un traitement reposant sur des échanges de document papier par un processus automatisé reposant sur des documents numériques.
La nature du métier de l’entreprise et l’accroissement de son activité engendrent l’augmentation des flux documentaires à destination ou en provenance des ses clients, fournisseurs ou collaborateurs. Qu'elles soient sociétés de services, institution, associations, industries, cabinets d'expertise… le traitement papier des factures fournisseurs est un processus qui se décrit principalement en tâches chronophages, sans valeur ajoutée : « manutention » de papier, saisie comptable, classement, validation et mise en paiement….
L’analyse des coûts
Selon plusieurs sources telles que le cabinet de conseil Markess international ou encore Aberdeen Group study (E-Payables Benchmark 2009) / September 2009 (coût moyen de traitement d’une facture dans l’industrie), les coûts de traitement des factures fournisseurs sont élevés dans l’entreprise. Ce coût de traitement oscille entre 13 et 16 euros par factures, selon l’activité, les processus en place et le volume annuel. Ce coût se décompose de la sorte :
- Réception
- Saisie
- Validation
- Règlement
- Gestion des litiges
- Archivages
Toujours selon les observateurs précédemment cités, environ 50% du coût global est imputé aux opérations de saisie et de validation des factures. Cependant, consacrer des ressources au traitement des factures n’est pas une fatalité : l’automatisation doit en premier lieu être source d’économies (de temps, d’argent…), mais elle doit permettre de fiabiliser leurs processus de traitement des factures fournisseurs, et d’acquérir une visibilité accrue de l’activité.
Des technologies matures, des gains mesurables
La mise en place d’une chaîne de dématérialisation de factures fournisseurs va permettre de réduire de plus de 50% les coûts de saisie et de validation. L’avènement des technologies de Lecture Automatique de Documents (LAD) et les systèmes de circulation numériques (Docflow) autorisent l’automatisation totale ou partielle du traitement depuis la réception jusqu’à la mise en paiement des factures.
Les enjeux d’un projet de dématérialisation des factures fournisseurs sont donc focalisés sur les gains de productivité et les économies de traitement attendues.
Contribuer à la performance et à la productivité
- Augmentation de la vitesse de traitement du flux facture
- Réduction du temps de saisie et des taux d’erreurs
- Raccourcissement des cycles de traitement, meilleur respect des délais
- Réduction des activités de « manutention » de papier
- Accès aux factures en temps réel (règlement des litiges, contrôle)
- Traçabilité complète des factures et contrôle du flux (doublons, paiement en double, litiges)
Economiser, Diminuer les coûts
- Economie de papier et de consommables (moins de photocopies, plus d’échanges électroniques des documents.
- Comptabilisation immédiate de la TVA à récupérer (prévision de trésorerie)
- Respect des Conditions Générales d'Achat (obtention d'escomptes, pas de pénalité de retard)
- Refacturation immédiate
Parole d'expert par Cédric ROUIRE, Edissyum
Pour en savoir plus : Edissyum : ici
